Minggu, 17 April 2016

#T09 : Update master data produk PT. Flaminggo (modul sales)

PT. Flaminggo selalu memberikan kepuasan terhadap pelanggannya terutama dari sisi produk, bukan hanya kualitas tapi juga ketersediaan barang, garansi serta lead time produk juga berpengaruh pada kepuasan pelanggan sehingga menjamin customer tersebut untuk melakukan transaksi kembali dikemudian hari, berikut update data produk PT. Flaminggo :

1. [AV3700] ACER VERITON3700GX
Harga : Rp 1.750.000
Stock : 7 unit
2.[D280] DELL GX280 DESKTOP
Harga : Rp 1.750.000
Stock : 3 unit
3.[DS280] DELL GX280 SLIM
Harga :1.800.000
stock : 10 unit
4. [DT280] DELL GX280 TOWER
Harga : Rp 1.950.000
Stock : 44 unit
5. [DS520] DELL GX520 SLIM
Harga : Rp 2.025.000
Stock : 5 unit
6. [DS620] DELL GX620 SLIM
Harga : Rp 2.200.000
Stock : 2 Unit
7. [DT745] DELL GX745 TOWER
Harga : Rp 2. 400.000
stock : 1 unit

Berikut Screenshoot produk PT. Flaminggo pada odoo 8.0
tiap tiap produk dilengkapi dengan deskripsi spesifikasi masing-masing produk beserta hingga suplier produk tersebut juga dijelaskan.
Demikian update produk PT. Flaminggo, untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi contact sales kami dibawah terima kasih.

Muhammad Faisol Bahri
Sales Manager PT. Flaminggo
FB : Muhammad Faisol Bahri
Twitter : @faisol_bahri

#T09 : Update master data customer (modul sales)

Di tahun 2015 PT. Flaminggo melakukan promosi besar besaran serta tetap memaintance customer customer lama, hal ini menciptakan hubungan yang erat antara PT. Flaminggo dengan customer-customernya, berikut adalah customer tetap PT. Flaminggo :
1. Bank Zambrud Indonesia
2. PT. Bank Optimis Tbk.
3. PT. Beringin Makmur Sedaya
4. PT. Hippopotamus Indonesia
5. PT. Jelly Fish Indonesia
6. PT. Kaktus Berduri
7. PT. Macan Jaya
8. SMP Teratai Jaya

Kedelapan customer diatas merupakan customer tetap PT. Flaminggo yang secara rutin melakukan transaksi dengan PT. Flaminggo, tidak menutup kemungkinan ke depannya customer PT. Flaminggo akan bertambah karena ditunjang oleh tim sales yang mumpuni.

Berikut Screenshoot customer PT. Flaminggo dalam odoo 8.0
 Dari screenshot diatas terlihat customer customer PT. Flaminggo serta purchasing officer masing masing customer yang nantinya akan selalu di follow up dalam kegiata transaksi antara PT. Flaminggo dengan customer tersebut.
Apabila kita masuk kedalam salah satu customer (contoh PT. BMS) maka kita akan mendapatkan informasi mengenai customer tersebut mulai dari yang umum hingga ke yang khusus seperti contact person dampai rekening bank customer yang bersangkutan.

sekian update customer kali ini, mengenai informasi lebih lengkap dapat dilihat di database o8-uperp-fla-12. 

Muhammad Faisol Bahri
Sales Manager PT. Flaminggo
FB : Muhammad Faisol Bahri
Twitter : @faisol_bahri


Tugas #ERPT08 dan #ERPT09 Modul Accounting & Finance

Tugas kali ini merupakan tugas kelompok dimana kami harus menduplicate odoo 08-uperp-fla-10 menjadi 08-uperp-fla-11. Tujuannya adalah database yang baru digunakan sebagai tempat belajar.
Saya yang berperan sebagai seorang Finance mengcopy semua data fiance perusahaan PT Flaminggo yang ada di Odoo 7.0 berdasarkan informasi yang tertera di blog kelompok ke Odoo 8.0. Karena yang bertugas sebagai accounting sedang cuti, maka saya juga mengerjakan tugas accounting.

Berikut langkah-langkah yang saya lakukan untuk mengerjakan tugas ini :
A. Menduplikat odoo (08-uperp-fla-10 menjadi 08-uperp-fla-11)

1. Pilih"Manage Database"


2. Klik "Duplicate". Kemudian isi sesuai gambar di bawah ini :



B. Mencopy semua data fiance perusahaan PT Flaminggo yang ada di Odoo 7.0 berdasarkan informasi yang tertera di blog kelompok ke Odoo 8.0.

 1. Pilih database 08-uperp-fla-11 yang sudah kita duplicate tadi untuk login seperti di bawah ini :



 2. Klik "Accounting", kemudian isi "customers" seperti pada gambar di bawah ini :

 Gambar sebelum ditambah Customers

  Gambar setelah ditambah Customers

 3. Menambahkan Suppliers

 Gambar sebelum ditambah suplier


 Gambar setelah ditambah supplier

C. Membuat User
 1. Klik "Setting", kemudian klik "user" dan buatlah user seperi gambar dibawah ini :
 2. Membuat email dan password dengan cara klik "more" di bagian tengah atas. Setelah dibuat kemudian log out. Untuk melakukan transaksi kedepannya harus menggunakan user sesuai dengan modul masing-masing.


Untuk membuat Invoices dan Payment untuk Customer dan Suppliers dengan user yang dibuat di atas akan dijelaskan ditugas berikutnya.


Terima kasih.
Salam
Neneng Irma Riskandari (4413218228)

LIST PRODUK YANG DI JUAL PT FLAMINGGO

Berdasarkan keterangan dan Tugas yang di berikan kepada PT Flaminggo di bataskan hanya menjual CPU yang di jual dari PT KITA

Berikut barang yang kami jual :



1. CPU DELL GX74 TOWER
2. CPU DELL GX 620 SLIM

3. CPU DELL GX 280 TOWER

4.CPU DELL GX 520 SLIM

5. CPU DELL GX 280 SLIM

6.CPU DELL GX280 DESKTOP

7.CPU ACER VERITON370DGX

TUGAS POKOK DEPARTEMEN MASTER DATA

1.       Mengelola seluruh data yang berkaitan dengan proses bisnis di Dept. HRD dan Finance
2.       Memelihara sistem basis data
3.       Keamanan data dan jaringan, secara aktif update patch dan upgrade serta backup  data yang ada
      4.   Melakukan analysis dan pengimplementasian DRP (Disaster Recovery Plan)

TUGAS POKOK DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE (PAYROLL)

1.   Menerima daftar rekapitulasi absensi karyawan, berikut potongan-potongan gaji dari Human Resources Department, untuk memastikan perhitungan gaji bulanan dilakukan secara benar dan akurat.

2.   Membuat daftar gaji, slip gaji, laporan transfer dan mentransfer ke rekening masing-masing karyawan, agar pemenuhan hak karyawan dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan tepat waktu.

3.   Mendata proses pengambilan cuti karyawan dan mempersiapkan laporan-laporannya.

4.   Mendata proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.

5.    Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.

6.   Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

7.   Melakukan koordinasi kerja harian.

Selengkapnya bisnis proses HRD (payroll) dapat dilihat melalui link berikut :

Selengkapnya daftar gaji dapat dilihat melalui link berikut :
https://www.dropbox.com/s/nx232obcm70dj6y/daftar%20gaji%20PT%20Flaminggo.xls?dl=0

Selengkapnya salah satu slip gaji karyawan PT Flaminggo dapat dilihat melalui link berikut :









TUGAS POKOK DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE (RECRUITMENT)

  1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan.
  2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. 
  3. Melaksanakan seleksi, promosi, transferring, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

  1.  Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuaian dengan standard perusahaan
  1. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
Selengkapnya kebijakan perusahaan yang diterapkan oleh HRD dapat dilihat melalui link berikut :
https://www.dropbox.com/s/dxu59gui498ttx5/ETIKA%20KEBIJAKAN%20%20PERUSAHAAN.pdf?dl=0

TUGAS POKOK DEPARTEMEN MARKETING

1. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.
2. Memonitor perolehan order serta merangkumkan progress penjualan.
3. Memonitor seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan agar memenuhi target yang telah ditentukan.
4. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan
5. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan
6. Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.

TUGAS POKOK DEPARTEMEN PURCHASING

  1. peramalan kemungkinan tingkat permintaan untuk layanan dan produk untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan menjaga cek konstan pada tingkat stok untuk memaksimalkan efisiensi usaha ;
  2. melakukan penelitian untuk memastikan produk terbaik dan pemasok dalam hal nilai terbaik , jadwal pengiriman dan kualitas ;
  3. penghubung antara pemasok , produsen , departemen internal yang relevan dan pelanggan ;
  4. mengidentifikasi calon pemasok , mengunjungi pemasok yang ada , dan membangun dan memelihara hubungan baik dengan mereka ;
  5. negosiasi dan menyetujui kontrak dan memantau kemajuan mereka - memeriksa kualitas layanan yang disediakan ;
  6. pembayaran pengolahan dan faktur ;
  7. menjaga file kontrak dan menggunakan mereka sebagai referensi untuk masa depan ;
  8. peramalan tren harga dan dampaknya terhadap kegiatan masa depan;
  9. memberikan presentasi tentang analisis pasar dan pertumbuhan mungkin;
  10. mengembangkan strategi pembelian organisasi ;
  11. menghasilkan laporan dan statistik menggunakan perangkat lunak komputer ;
  12. evaluasi penawaran dan membuat rekomendasi berdasarkan faktor komersial dan teknis ;
  13. pemasok memastikan menyadari tujuan bisnis ;
  14. menghadiri pertemuan dan konferensi perdagangan;
  15. pelatihan dan mengawasi pekerjaan anggota lain dari staff


STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS POKOK DEPARTEMEN ACCOUNTING & FINANCE (EDIT)

STRUKTUR ORGANISASI
DEPARTEMEN ACCOUNTING & FINANCE 
PT FLAMINGGO




Gambar flow chart struktur organisasi


Accounting Section Head
Sebagai Accounting Section Head adalah Membantu CEO dan manager accounting dan finance dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahunan (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen.
TUGAS POKOK :
1.      Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, Sistem Informasi Keuangan.
2.      Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan.
3.      Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.
4.      Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
5.      Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan dan bentuk-bentuk pelaporan.
6.      Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi kepada Direksi.
7.       Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi.
8.      Mengevaluasi dan menyampaikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) kepada Direksi.
9.      Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang diperlukan.
10.  Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulanan dan tahunan.
11.  Memeriksa pengajuan Rencana Kebutuhan (RK) dan uang kas kecil (petty cash).
12.  Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran.
13.  Menghitung harga pokok dan mengusulkan penetapan tarif.
14.   Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta rencana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.
15.  Mengelola alat-alat pembayaran dan surat-surat berharga.
16.  Mengevaluasi penutupan asuransi dan tuntutan ganti rugi.
17.  Mengevaluasi perhitungan kewajiban perpajakan sesuai Undang- Undang Perpajakan.
18.  Menyelenggarakan program bantuan dan pembinaan terhadap Usaha Kecil dan Koperasi.
19.  Menyelenggarakan data base mitra binaan.
20.  Menyelenggarakan kegiatan bina lingkungan.
21.  Mengkoordinasikan penyelesaian piutang macet ke Direktorat Jenderal Piutang Lelang Negara, Komisaris dan Pemegang Saham.
22.  Melakukan kompilasi, analisis dan evaluasi piutang usaha dari unit usaha setiap bulan.


Finance Section Head
Finance Section Head atau kepala bagian keuangan bertanggungjawab untuk berkoordinasi dengan tim dan pihak-pihak terkait dalam melakukan tata kelola dan pengawasan transaksi keuangan, arus kas, pajak dan neraca keuangan perusahaan yang terkait dengan segala aktivitas usaha perusahaan dan hak-kewajiban dengan pihak ketiga di luar perusahaan.       
Memastikan perusahaan selalu menjalankan kaidah dan prosedur yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi, keuangan dan ketentuan pajak yang berlaku dengan melakukan pengawasan dan pencatatan seluruh transaksi keuangan kedalam jurnal perusahaan sesuai kaidah dan prinsip yang berlaku.

Tanggung Jawab Utama :
1.      Mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengukur kinerja keuangan perusahaan atas operasi harian seluruh bagian divisi dan departemen dalam perusahaan untuk tujuan perencanaan keuangan dan manajemen anggaran.
2.      Memantau dan menganalisis transaksi keuangan harian, bulanan dan tahunan dan dibandingkan dengan anggaran.
3.      Mengarahkan dan mengkoordinasikan pembiayaan utang dan pembayaran utang dengan lembaga eksternal.
4.      Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian dalam perusahaan untuk penyusunan laporan keuangan bulanan dan tahunan, perencanaan dan proyeksi keuangan sesuai rencana bisnis perusahaan.
5.      Melakukan analisa keuangan untuk membuat usulan pertimbangan bagi atasan untuk proses negosiasi kontrak dan pengambilan keputusan atas produk investasi, rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, anggaran dan target keuangan setiap bagian dan perusahaan secara keseluruhan, pembuatan kebijakan dan perbaikan prosedur.
6.      Menyajikan data keuangan yang diperlukan untuk komite perencanaan dan pembuatan kebijakan keuangan.
7.      Melakukan proses audit keuangan langsung dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan prosedural.
8.      Memastikan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi tercatat dalam pembukuan yang akurat dan benar.
9.      Memastikan dan menghitung kewajiban perpajakan yang timbul dari transaksi yang ada.
10.  Memastikan konsistensi penerapan sistem akuntansi yang telah ditetapkan baik oleh perusahaan sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia.
11.  Memastikan bahwa setiap pencatatan dalam pembukuan yang material dapat diungkapkan.
12.  Memastikan seluruh pencatatan akurat dan konsisten terhadap standar akuntansi keuangan yang berlaku.